Rôle des responsables de commission

Les responsables de commissions sont chargés de l’organisation et du bon déroulement de l’événement qu’ils préparent. Leur mission consiste à :

• Planifier et coordonner : définir les besoins, établir un rétroplanning, répartir les tâches et s’assurer que tout soit prêt pour le jour J.

• Mobiliser et encadrer les bénévoles : solliciter les parents inscrits sur le formulaire annuel de bénévoles pour la répartition des tâches et des créneaux (voir page Tâches du bureau élargi pour les tableaux des bénévoles), organiser des réunions si nécessaire et veiller à ce que chacun sache ce qu’il doit faire.

• Prendre des décisions sur le déroulement de l’événement, en concertation avec les autres parents impliqués dans la commission.

• Assurer la liaison avec le bureau (voir page Tâches du bureau élargi) pour tout ce qui concerne la logistique, l’administratif et le financement (demandes d’achats, réservations, budgets, tarifs, page HelloAsso, etc.).

• Prévoir le matériel et les consommables nécessaires à leur événement en vérifiant la disponibilité des ressources et en signalant les besoins aux responsables du pôle logistique & matériel (voir page Tâches du bureau élargi).

• Préparer la communication en lien avec les secrétaires et le pôle communication (voir page Tâches du bureau élargi), en leur transmettant les informations à diffuser pour les affiches, les e-mails, les réseaux sociaux, etc.

• Assurer le bon déroulement le jour J en supervisant l’installation, en gérant les imprévus et en veillant à ce que tout se passe comme prévu.

• Faire un retour après l’événement pour capitaliser sur l’expérience et améliorer l’organisation des éditions suivantes (débriefing, bilan, mise à jour des archives).