Les responsables de commission sont en charge de l’organisation et du bon déroulement de l’événement qu’ils préparent. Leur mission consiste à : 

• Planifier et coordonner : définir les besoins, établir un rétroplanning, répartir les tâches et s’assurer que tout soit prêt pour le jour J. 

• Mobiliser et encadrer les bénévoles : solliciter des parents volontaires, organiser des réunions si nécessaire et veiller à ce que chacun sache ce qu’il doit faire. 

• Prendre des décisions sur le déroulement de l’événement, en concertation avec les autres parents impliqués dans la commission. 

• Assurer la liaison avec le bureau pour tout ce qui concerne la logistique, l’administratif et le financement (demandes d’achats, réservations, validation des budgets, etc.). 

• Prévoir le matériel et les consommables nécessaires à leur événement en vérifiant la disponibilité des ressources et en signalant les besoins au bureau. 

• Préparer la communication en fournissant au bureau les informations à diffuser (affiches, messages, réseaux sociaux, etc.). Pour les aspects graphiques, voir avec la commission « communication ». 

• Assurer le bon déroulement le jour J en supervisant l’installation, en gérant les imprévus et en veillant à ce que tout se passe comme prévu. 

• Faire un retour après l’événement pour capitaliser sur l’expérience et améliorer l’organisation des éditions suivantes (débriefing, bilan, mise à jour des archives). 

Les responsables de commission ont une autonomie dans l’organisation de leur événement tout en travaillant en collaboration avec le bureau et les autres commissions pour garantir une bonne coordination. 

Le bureau intervient en soutien des responsables de commission pour les aspects administratifs, financiers et logistiques des événements. Son rôle est de faciliter l’organisation en prenant en charge certaines démarches essentielles, souvent communes et répétitives d’un événement à l’autre. 

Concernant les évènements, ses missions incluent notamment : 

• Gérer les aspects administratifs : 

• Réserver les salles et équipements nécessaires. 

• Effectuer les demandes d’arrêtés municipaux (blocage de route, buvette, autorisations diverses). 

• Rédiger et gérer les documents officiels si besoin. 

• Assurer le suivi financier : 

• Valider les budgets et les tarifs de vente. 

• Gérer les achats en ligne et les règlements (remise de chèques, avances de fonds). 

• Suivre la comptabilité et réaliser un bilan financier après chaque événement. 

• Superviser la logistique : 

• Gérer les stocks de matériel et de consommables. 

• Mettre à jour les inventaires à la reception des factures fournies par les responsables de commissions. 

• Soutenir la communication : 

• Diffuser les informations fournies par les commissions sur les réseaux sociaux, par mail, via les cartables, etc. 

• Gérer la mise en ligne des ventes sur HelloAsso. 

Le bureau n’intervient pas dans l’organisation détaillée des événements, qui reste sous la responsabilité des commissions, sauf si certains de ses membres souhaitent y participer à titre de parents bénévoles, comme tout autre parent.